Quản lý hồ sơ, tài liệu trong doanh nghiệp

Tầm quan trọng

Hồ Sơ, tài liệu là một loại tài Sản có giá trị như các loại tài sản khác của doanh nghiệp, có tác động trực tiếp phục vụ cho hoạt động quản lý và sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Việc nhận thức đúng vấn đề này sẽ tạo cơ sở quản lý và bảo vệ hồ sơ tài liệu một cách phù hợp, khoa học. Bởi vì:

  • Để tiến hành các hoạt động của doanh nghiệp, phải có các hồ sơ tài liệu làm căn cứ, làm cơ sở cho việc theo dõi, sửa chữa, chỉ đạo hoạt động sản xuất – kinh doanh sao cho đúng với kế hoạch, mục đích đã đề ra.
  • Hồ sơ, tài liệu có tác đụng lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, chương trình kế hoạch hoạt động một cách đầy đủ và sinh động. Qua đó góp phần xây dựng và phát triển các hoạt động của doanh nghiệp ngày càng hoàn chỉnh, năng động và hiệu quả hơn.
  • Hồ sơ, tài liệu có tác dụng tích cực trong việc quản lý các mặt hoạt động cụ thể của doanh nghiệp như: thống kê, kiểm tra vật tư, tiền vốn, hàng hóa, thiết bị…
  • Hồ sơ, tài liệu góp phần xây dựng một cách khoa học các kế hoạch sản xuất kinh doanh, tiền lương, định ra các tiêu chuẩn, định mức lao động…
  • Giúp lãnh đạo doanh nghiệp thống nhất chỉ đạo các mặt về nhân lực tài vụ kỹ thuật, kinh doanh… nhằm làm cho hoạt động của doanh nghiệp được thuận lợi, đúng mục đích. Giúp lãnh đạo nắm được thành phần, số lượng hồ sơ tài liệu hiện có của doanh nghiệp, của các phòng ban và thực trạng bảo quản để có cách chỉ đạo hợp lý.
  • Hồ sơ, tài liệu là bằng chứng xác minh, đối chiếu trong những trường hợp cần thiết.

Nguyên tắc tổ chức quản lý hồ sơ tài liệu

Lãnh đạo doanh nghiệp cần chỉ đạo việc tổ chức quản lý hồ sơ tài liệu trong doanh nghiệp của mình, ra các quy định về chế độ lập, lưu và khai thác hồ sơ tài liệu. Đồng thời tiến hành kiểm tra, đánh giá hoạt động này nhằm chấn chỉnh lề lối làm việc của nhân viên, nâng cao nhận thức và tinh thần trách nhiệm trong quản lý hồ sơ tài liệu, không những bảo vệ hồ sơ tài liệu không bị thất lạc, mất mát, bảo vệ được bí mật kinh doanh mà còn phát huy được tác đụng tích cực của hồ sơ, tài liệu trong các mặt hoạt động của doanh nghiệp. Chính vì vậy việc tổ chức, quản lý hồ sơ tài liệu cần phải thực hiện theo các nguyên tắc sau:

  • Thống nhất quản lý hồ sơ, tài liệu của doanh nghiệp, đây là nguyên tắc cơ bản, vì muốn hoạt động của doanh nghiệp theo đúng mục tiêu kế hoạch thì việc chỉ đạo các mặt hoạt động phải thống nhất. Thống nhất ở đây phải là thống nhất về mặt tổ chức, nghiệp vụ để qua đó mặc dù không cần tập chung hồ sơ tài liệu của các phòng ban vào một nơi nhưng vẫn nắm được toàn bộ hồ sơ tài liệu để phục vụ hoạt động SXKD, nghiên cứu và quản lý nhanh chóng, hiệu quả.
  • Xác định toàn bộ hồ sơ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp là tài sản chung của doanh nghiệp, vì vậy mọi thành viên cần tuân thủ các quy định về tổ chức, quản lý hồ sơ tài liệu, không được phân tán, huỷ hoại, chiếm giữ hoặc tiết lộ.
  • Việc quản lý hồ sơ, tài liệu phải do một bộ phận hoặc nhân viên chuyên trách đảm nhiệm và được đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của lãnh đạo doanh nghiệp. Bộ phận này giúp lãnh đạo quản lý toàn bộ hồ sơ. Tài liệu trong doanh nghiệp, khi có sự thay đổi nhân sự thì việc bàn giao hồ sơ tài liệu phải được thực hiện nghiêm túc, đúng quy định.
  • Phải xây dựng được quy định cụ thể về các mặt nghiệp vụ quản lý hồ sơ, tài liệu như: chế độ lập và phân loại hồ sơ, chế độ bảo quản và phục vụ khai thác, chế độ đánh giá, tiêu hủy hồ sơ tài liệu lưu trữ…
  • Thường xuyên hay định kỳ tổ chức các cuộc họp chuyên đề để kiếm tra tình hình tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu trong doanh nghiệp, từ đó góp phần thiết thực vào hoạt động của doanh nghiệp nói chung và của từng bộ phận nói riêng.

Phân loại hồ sơ, tài liệu

Hồ sơ, tài liệu của doanh nghiệp gồm có nhiều loại và có giá trị khác nhau, đề lập và quản lý đầy đủ những hồ sơ tài liệu cần phải dựa trên một số tiêu chí nhất định. Việc phân loại khoa học, hợp lý giúp cho việc quản lý, khai thác, sử đụng hồ sơ được hiệu quả đem lại lợi ích thiết thực. Về cơ bản có thể phân loại theo:

Hồ sơ, tài liệu bành chính văn phòng, bao gồm:

  • Các văn bản quy phạm pháp luật các quy định chỉ thị của ban lãnh đạo doanh nghiệp… (hồ sơ nguyên tắc).
  • Những hồ sơ tài liệu về các cuộc họp, các hội nghị, đại hội người lao động hàng năm.
  • Các công văn, giấy tờ “đi” và “đến” hàng năm.
  • Hồ sơ, tài liệu về việc mua sắm trang thiết bị, tài sản, máy móc, hàng hóa…
  • Báo cáo sơ kết, tổng kết về các mặt hoạt động của doanh nghiệp.
  • Các loại giấy tờ, văn bản khác.

Hồ sơ, tài liệu về tổ chức nhân sự

  • Hồ sơ về việc thành lập doanh nghiệp (đơn xin thành lập, quyết định thành lập, giấy phép kinh doanh và các tài liệu khác có liên quan).
  • Tài liệu và các quyết định bổ nhiệm, bầu cử ban lãnh đạo doanh nghiệp, chức năng nhiệm vụ cụ thể.
  • Hồ sơ về tuyên dụng, tiếp nhận, thuyên chuyển nhân viên, người lao động.
  • Các quyết định khen thưởng, kỷ luật người lao động. .
  • Hồ sơ, tài liệu về bảo hiềm xã hội, lương, phụ cấp, trợ cấp cho người lao động…
  • Hồ sơ cá nhân của thành viên, người lao động trong doanh nghiệp (sơ yếu lý lịch bản sao bằng cấp, hợp đồng lao động, quyết định nâng lương…).

Hồ sơ tài liệu về hoạt động SXKD

  • Hồ sơ tài liệu về chương trình, kế hoạch hoạt động sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp.
  • Kế hoạch tài vụ hàng năm, hàng quý.
  • Hồ sơ về các hợp đồng kinh tế, hợp đồng thương mại, mua bán hàng hóa, sản phẩm…
  • Các tài liệu khác có liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Hồ sơ tài liệu kỹ thuật

  • Hồ sơ thiết kế mẫu mã sản phẩm, đăng ký bản quyền, sở hữu.
  • Tài liệu về máy móc, thiết bị, quy trình công nghệ, các sáng chế, cải tiến kỹ thuật công nghệ…
  • Các tài liệu khác có liên quan.

Hồ sơ, tài liệu về tài chính, kế toán

  • Văn bản quy phạm pháp luật, quy định hướng dẫn về công tác tài chính, kế toán.
  • Hồ sơ dự toán, quyết toán kinh phí.
  • Hồ sơ, tài liệu về kiểm kê tài sản, kiểm tra tài chính hàng năm.
  • Hồ sơ về kế hoạch tài chính, Báo cáo tài chính.
  • Kế hoạch thu chi, chứng từ sổ sách kế toán…

Các loại hồ sơ, tài liệu khác của doanh nghiệp

Có thể nói ý nghĩa và tác dụng của hoạt động quản lý hồ sơ, tài liệu là rất lớn, tuy nhiên thực tế cho thấy việc quản lý hồ sơ, tài liệu trong doanh nghiệp chưa tốt, chưa cân đối với các mặt hoạt động khác. Chính vì vậy nhận thức đúng đắn về giá trị của hồ sơ, tài liệu cũng như việc quản lý, khai thác, sử dụng phù hợp sẽ đem lại những tác dụng tích cực, góp phần thúc đẩy sự vận hành và phát triển của doanh nghiệp trong môi trường cạnh tranh quyết liệt hiện nay.

Theo  Nhà quản lý
Advertisements

Để có một ê kíp quản lý hiệu quả

Cùng với thời gian, chắc hẳn bạn phải thừa nhận rằng bạn không thể tự mình đảm đương tất cả mọi việc trong công ty, dù doanh nghiệp của bạn chỉ mới thành lập.

Vậy là đã đến lúc bạn cần xây dựng cho mình một ê kíp trợ giúp để hoạt động quản lý điều hành diễn ra một cách hiệu quả nhất.

Việc xây dựng một ê kíp quản lý có thể làm việc hiệu quả yêu cầu bạn biết cách kết hợp chuẩn xác các công việc cụ thể với điểm mạnh của mỗi nguời. Điều này có nghĩa là bạn sẽ trao công việc và trách nhiệm tuỳ theo năng lực và trình độ của họ, thay vì dựa trên những thiện cảm, mối quan hệ gần gũi hay đơn thuần vì bạn thích tính cách cởi mở, dễ gần của họ. Yêu cầu này bao gồm luôn cả bản thân bạn – đừng đảm nhận những chức vụ hay trách nhiệm không thích hợp.

Nếu vào thời điểm này bạn đang tuyển dụng một ê kíp quản lý điều hành cấp cao, bạn nên tìm kiếm những nhân vật đảm nhiệm đủ các chức danh dưới đây:

Giám đốc điều hành – Chief Executive Officer (CEO)

Trên thực tế, CEO chính là lãnh đạo trực tiếp của tất cả nhân viên trong công ty và chịu trách nhiệm về toàn bộ công việc. Họ quyết định chiến lược của công ty. Họ tuyển dụng và xây dựng đội ngũ cán bộ quản lý cấp cao. Họ là người cuối cùng gọi điện thoại thông báo các khoản lợi nhuận trong công ty được phân chia như thế nào. Họ là người xuất hiện trên các tạp chí kinh doanh. Và họ cũng là người đứng trước bồi thẩm đoàn trong các vụ kiện liên quan đến hoạt động của công ty.

Một CEO cần có kỹ năng suy tính chiến lược, khả năng phát hiện ra những điểm bất thường giữa các hoạt động kinh doanh bình thường và đánh giá về các “điểm nóng” trên thị trường. Tiếp theo, CEO phải có khả năng xác định hướng đi tốt nhất cho công ty phù hợp với các điều kiện thị trường trong tương lai. Họ phải biết đưa ra những lời dự đoán, đôi khi thậm chí dám mạo hiểm để đạt được mục tiêu kinh doanh.

Tuy nhiên, kỹ năng quan trọng nhất của CEO thể hiện ở khâu tuyển dụng và sa thải nhân viên. CEO cần có khả năng nhận ra và tuyển dụng những nhân viên tốt nhất, sa thải những nhân viên làm việc không hiệu quả, đồng thời điều hành cũng như động viên các nhân viên khác trong công ty.

Bạn biết rằng một CEO chuyên nghiệp sẽ vô cùng cần thiết khi bạn lâm vào hoàn cảnh khó khăn và không thể tự mình thoát ra được. CEO sẽ suy tính hướng đi của công ty, làm thế nào để các nhân viên và chu trình trong công ty đạt được mục tiêu đề ra, và họ sẽ làm việc như thế nào trên thị trường hiện tại. Nói chung, hãy suy nghĩ đến việc tuyển dụng một CEO để giúp đỡ bạn trong công việc quản lý điều hành.

Giám đốc hoạt động – Chief Operating Officer (COO)

COO sẽ đảm nhiệm việc quản lý điều hành các công việc liên quan đến những hoạt động cụ thể, chi tiết tỷ mỉ, thậm chí nhỏ nhặt trong công ty. Bạn thử đến việc hãng UPS đã vận chuyển gần ba tỷ khối bưu kiện trong vòng 02 tuần trước dịp lễ giáng sinh: COO của UPS có trách nhiệm đảm bảo rằng công ty có thể gửi bưu kiện ngày này qua ngày khác mà không để một sự chậm trễ nào xuất hiện. COO xác định những gì cần được xem xét, đánh giá, do đó COO có thể nắm vững mọi chi tiết, nhu cầu có liên quan.

Tiếp theo, tập thể chuyên trách dưới quyền COO sẽ tạo ra một hệ thống kiểm tra, giám sát mọi công việc thường nhật, đồng thời phản ứng kịp thời khi công việc trong công ty có gì sai sót.

Trong các hoạt động kinh doanh bán lẻ tại một địa phương, nhà quản lý cửa hàng sẽ đóng vai trò COO. Khi bạn mở rộng các hoạt động ra nhiều địa phương khác nhau, hay khi các hoạt động bán lẻ trở thành một phần trong tập hợp nhiều hoạt động kinh doanh đa dạng khác nhau, thì đã đến lúc bạn cần tuyển dụng một người chuyên về việc kiểm tra đánh giá, hoạt động thường nhật và các chi tiết trong công ty. Đó chính là COO.

Chủ tịch – President

Không ai biết được một vị chủ tịch sẽ đảm nhiệm những công việc gì. Cùng một câu hỏi về vấn đề này được đưa ra cho 10 vị giám đốc khác nhau, mỗi người sẽ có một câu trả lời khác biệt. Một số người cho biết chủ tịch sẽ giám sát hoạt động của đội ngũ nhân viên theo chức năng – quản lý nhân sự, tài chính và chiến lược – trong khi COO sẽ giám sát những hoạt động thường ngày. Một số người khác lại cho rằng chủ tịch chính là COO, đặc biệt tại những công ty nhỏ. Quả thật, đôi khi chủ tịch sẽ đảm nhiệm khoảng trống công việc còn lại giữa COO và CEO. Đôi khi, chức danh chủ tịch có thể được giao cho một người có năng lực quản lý điều hành. Trong mọi trường hợp, bạn nên suy nghĩ kỹ lưỡng về việc liệu bạn có thực sự cần chức danh này hay không, liệu công ty đã hoạt động hiệu quả chưa với hai chức danh CEO và COO.

Giám đốc tài chính – Chief Financial Officer (CFO)

Một cách rõ ràng và dễ hiểu, các CFO sẽ đảm nhiệm tất cả công việc liên quan đến tiền bạc. Họ xây dựng các chiến lược tài chính và ngân quỹ. Họ cân nhắc hiệu quả kinh tế giữa thuê và mua. Họ xây dựng hệ bộ máy kiểm soát trong công ty nhằm duy trì một hệ thống tài chính lành mạnh. CFO biết thu xếp những khoản thu chi hợp lý, biết xác định khách hàng, sản phẩm và hướng kinh doanh nào đem lại lợi nhuận nhiều nhất.

Chắc hẳn bạn sẽ biết được khi nào cần đến một CFO. Bạn có thức giấc lúc nửa đêm khi gặp phải những cơn ác mộng về các con số không? Nếu có, hãy tuyển dụng một người chuyên trách về công việc tài chính. Đó chính là CFO, người có món quà sinh nhật mơ ước là một chiếc máy tính và cuốn sổ kế toán mới. Tiền bạc luôn là “dòng máu” trong các hoạt động kinh doanh của bạn, và lưu lượng tiền mặt được xem là tất cả. Có thể bạn không biết sự khác biệt giữa lưu lượng tiền mặt và lợi nhuận? Hãy chạy, đừng đi bộ, tới máy điện thoại gần nhất và tìm kiếm cho mình một CFO.

Giám đốc tiếp thị – Chief Marketing Officer (CMO)

Thời gian gần đây, các công ty có xu hướng tuyển dụng những chuyên gia tiếp thị cao cấp hơn là một phó chủ tịch. Lý do thật đơn giản: nhiều thách thức trong kinh doanh đến từ hoạt động tiếp thị, vì vậy các chiến lược kinh doanh của các công ty bao giờ cũng phải ăn khớp với các chiến lược tiếp thị. Một CMO sẽ sở hữu các chiến lược tiếp thị, các chiến lược bán hàng, đồng thời giám sát việc thi hành chúng. CMO sẽ biết rõ về lĩnh vực bạn đang hoạt động và giúp bạn nâng cao vị thế sản phẩm, tạo ra sự khác biệt so với các đối thủ cạnh tranh, chọn lựa các nhà phân phối…

Nếu thành công trong kinh doanh của bạn phụ thuộc chủ yếu vào các hoạt động tiếp thị, bạn sẽ cần đến một CMO. Đó có thể là bạn, nhưng chỉ khi bạn có thời gian để giúp công ty duy trì sức cạnh tranh, giám sát các hoạt động tiếp thị, đồng thời vẫn thực hiện tốt các công việc khác của bạn. Ngược lại, bạn cần tìm kiếm một người có năng lực đảm nhận công việc này.

Giám đốc công nghệ – Chief Technology Officer (CTO)

Một CTO sẽ giúp công ty bạn theo sát các xu hướng công nghệ mới, tích hợp xu hướng công nghệ đó vào các chiến lược của công ty và đảm bảo rằng công ty không bị tụt hậu về công nghệ. Bạn không nên xem họ như những người chỉ biết mua những “món đồ chơi” mới. Bạn sẽ cần đến một CTO, nếu công nghệ có tác động chiến lược đến hoạt động kinh doanh hay đến ngành công nghiệp của bạn. Nếu bản thân bạn đã là một chuyên gia công nghệ, hay ngành công nghiệp của bạn dựa nhiều trên công nghệ, bạn có thể vào vị trí CTO.

Dưới đây là một thử nghiệm nhanh giúp bạn tìm hiểu xem liệu CTO của bạn có thể tạo dựng mối liên kết giữa công nghệ và chiến lược không: Hãy hỏi CTO của bạn rằng ngôn ngữ lập trình của công ty có ảnh hưởng như thế nào đến chiến lược. Nếu câu trả lời nghe có vẻ phức tạp hơn câu “Nó sẽ giúp tìm kiếm các nhà lập trình một cách dễ dàng hơn”, thì CTO của bạn dường như đã có những suy nghĩ mang tính chiến lược.

Các quảng cáo trên báo, hay những thông cáo trên mạng không phải là cách thức hiệu quả, bởi vì một giám đốc điều hành có năng lực hiếm khi đăng tải thông tin tìm việc của mình trên báo chí, cũng như không mấy khi đọc báo để xin việc.

Cách thức tìm kiếm một ê kíp ưng ý

Nếu quỹ tiền bạc của bạn luôn sẵn sàng, thì các công ty “săn đầu người” sẽ là lựa chọn tốt nhất. Mặc dù bạn phải trả một khoản phí không nhỏ, nhưng họ hoàn toàn có thể giúp bạn tìm được những giám đốc như mong muốn. Họ cũng có thể mang đến cho bạn những giám đốc tài hoa mà nếu tự mình tìm kiếm thì bạn sẽ không thể tìm thấy được. Các công ty tuyển dụng có thể chuyên về từng ngành, từng chức năng, khu vực địa lý và mức độ công việc, vì vậy, khi quyết định nhờ đến một công ty dịch vụ nhân sự, bạn nên lưu ý điều này.
Một khi bạn có được một ứng viên tiềm năng, làm thế nào để bạn biết chắc rằng họ có thể đáp ứng tốt các nhu cầu công việc? Những giám đốc luôn có một tác động lớn đến các nhân viên, hệ thống sản xuất và lợi nhuận, vì vậy họ xứng đáng để bạn dành ra một khoảng thời gian nhằm kiểm tra năng lực của họ một cách kỹ lưỡng. Hãy liên lạc với những người quen cũ của họ và cẩn thận lắng nghe. Một CFO có thể đã từng tham ô tại công ty anh ta làm việc trước đây, nhưng ông chủ ở đó vẫn nói rằng “Anh ta hoàn thành tốt công việc”. Và đây là một câu chuyện có thật. Vì thế bạn cần lắng nghe ý kiến nhận xét từ nhiều nguồn khác nhau.

Những vấn đề cần chú ý khi phỏng vấn

Khi ngồi đối diện với một ứng viên, có một vài điều mà bạn cần quan tâm:

– Hãy đảm bảo rằng ứng viên biết rõ công việc của mình. Nếu vị CMO tương lai của bạn biết được sự khác biệt giữa bán hàng và tiếp thị, hay CFO của bạn có thể nói cho bạn biết sự khác biệt giữa LIFO và FIFO, thì bạn có thể miễn cho họ vòng phỏng vấn.

– Bạn có tin tưởng ứng viên? Bạn có muốn bớt chút thời gian để trò chuyện với họ? Cho dù họ có tài giỏi đến đâu, nhưng có lẽ bạn không muốn tuyển một người mà bạn không tin tưởng. Đã có COO rất sợ ra những quyết định khó khăn hay ngại ngần trong việc tái cơ cấu tổ chức toàn bộ công ty.

– Nói chuyện với mọi người ở công ty cũ của ứng viên. Liệu những gì ứng viên tự cho rằng mình đủ năng lực làm việc có được phản ánh đúng qua những gì mà các đồng nghiệp hay cấp dưới cũ nói về họ? Tìm hiểu xem liệu họ có thực hiện tốt công việc và họ đóng góp như thế nào cho văn hoá công ty.

– Luôn tuyển dụng những người thực sự thông minh. Đây là một lời khuyên giá trị: mỗi một giám đốc mới nên giúp công ty bạn gia tăng mức IQ trung bình. Điều này đồng nghĩa với việc họ nên là những người thông minh hơn bạn. Hãy làm quen với việc này.

– Tìm hiểu về khả năng tự hoàn thiện. Liệu ứng viên sẽ tiếp tục mắc phải những sai sót của họ trong quá khứ? Hay liệu họ sẽ học hỏi được từ những sai sót và áp dụng những kinh nghiệm đó đối với công ty của bạn?

– Sử dụng kỹ thuật “phỏng vấn miêu tả hành vi (behavior description interviewing). Đừng hỏi về những kiến thức cơ bản, cũng đừng đặt ra những câu hỏi “nếu như”, mà thay vào đó, bạn hãy đề nghị ứng viên chia sẻ những sự kiện, kinh nghiệm cụ thể trong quá khứ. Những câu chuyện này sẽ bộc lộ rõ ràng trình độ, kỹ năng và giá trị của họ. Ví dụ, bạn có thể yêu cầu CFO tương lai miêu tả về một quỹ mà họ đã lập, cũng như việc họ quản lý chúng như thế nào khi các giám đốc sử dụng hết và còn yêu cầu thêm nữa.

Chú ý: Hãy thận trọng với việc tuyển dụng bạn bè hay người thân trong gia đình. Họ mong đợi bạn tin tưởng họ và cho rằng họ có những kỹ năng làm việc tốt. Điều tồi tệ nhất là bạn có thể tin tưởng họ và cho rằng họ làm được việc mà không cần bằng chứng nào cả. Bạn có thể sẽ phải hối hận sau quyết định tuyển dụng đó. Và khi bạn phân biệt rõ ràng giữa công việc và tình cảm, bạn mới có thể nhận xét thật khách quan những bạn bè hay người thân của bạn có thích hợp với vị trí làm việc đó không.

Thoả thuận công việc

Không có quy tắc chung nào về những thoả thuận cần đưa ra cho ứng viên khi mời họ làm việc. Do công việc của các giám đốc có ảnh hưởng quyết định đến thành công của toàn thể công ty, nên nhiều giám đốc được hứa hẹn cả quyền lựa chọn cổ phiếu cùng với những khoản tiền thưởng tuỳ theo mức lợi nhuận mà công ty có được. Quyền lựa chọn cổ phiếu nên được áp dụng cho những giám đốc làm việc lâu dài, trong khi lợi nhuận và tỷ lệ phân chia lợi nhuận có thể áp dụng khi bạn cần kết quả kinh doanh hàng năm.

Đương nhiên, không phải tất cả các giám đốc đều muốn có cổ phần. Một vài người quan tâm nhiều đến yếu tố thời gian dành cho gia đình, bầu không khí hòa đồng trong công ty, một công việc thách thức, hay là một phần của những nỗ lực thay đổi thế giới. Bạn càng hiểu rõ họ bao nhiêu, bạn càng có khả năng đưa ra những thoả thuận giúp họ cảm thấy thoả mãn bấy nhiêu, chứ không đơn thuần là vấn đề tiền bạc.

Cho dù bạn có đưa ra những điều kiện gì thì bạn cũng phải làm cho nó được đơn giản. Nếu chính sách thưởng của công ty cần đến một thạc sỹ toán học mới hiểu được, nó sẽ không động viên mọi người chút nào.

Trao quyền cho các giám đốc mới:

Một khi ứng viên chính thức là thành viên của ê kíp quản lý thì bạn phải tin tưởng họ. Sự bảo thủ sẽ luôn ở trong con người bạn. Bạn sẽ cho rằng những hướng dẫn của mình là rõ ràng và nếu họ hành động không đúng là do lỗi nơi họ. Tuy nhiên, bạn không thể lúc nào cũng đúng. Chìa khoá để có được thành công trong các mối quan hệ với ê kíp quản lý là thay đổi những gì còn bảo thủ trong con người bạn. Bạn hãy đồng ý để họ làm và chịu trách nhiệm trong phạm vi quyền hạn của họ.

Sẽ rất có lợi nếu bạn dự liệu trước xem bạn sẽ giải quyết những bất đồng như thế nào. Bạn tuyển dụng một người mà bạn cho rằng những quyết định của họ sẽ tốt hơn của bạn, vì vậy, rất có thể khi bạn không đồng ý với họ thì họ đang đúng và bạn đã sai. Hãy sớm thảo luận về việc bạn sẽ giải quyết như thế nào, qua đó bạn có thể có được nhiều ích lợi từ những xung khắc mang tính xây dựng: nếu bạn đồng ý về mọi việc, thì hoặc bạn, hoặc người bạn vừa tuyển dụng, sẽ không cần thiết.

Nghệ thuật kinh doanh nằm ở chỗ bạn biết cách đạt được những điều mà bạn không thể đạt được nếu làm một mình. Công việc của bạn không nhằm hướng tới các mục tiêu đề ra, mà là để xây dựng một tập thể có đủ khả năng đạt được các mục tiêu. Nếu bạn thực sự mong muốn vươn tới các mục tiêu của mình, bạn cần trông cậy vào sự trợ giúp của một số người, và thiết lập một ê kíp quản lý điều hành hiệu quả, biết rõ những gì bạn cần ở họ, tìm ra các ứng viên có năng lực và đưa cho họ những gì họ cần để thực hiện tốt công việc được giao. Nếu bạn lựa chọn tốt, họ sẽ thành công và sẽ đem lại thành công cho bạn.

ST

Ai hoạch định – Ai điều hành – Ai đánh giá?

Hoạch định – Điều hành – Đánh giá là ba hoạt động rất cơ bản của nhà lãnh đạo doanh nghiệp. Ở Việt Nam, phần lớn cả ba chức năng này đều đổ dồn vào một cá nhân – giám đốc doanh nghiệp.

Dù rằng trách nhiệm của giám đốc với những hoạt động này là đương nhiên, nhưng việc tập trung vào hoạt động nào hay nói đúng hơn là cân đối chúng thế nào lại là việc cần bàn. Trong phạm vi bài viết này, người viết xin chia sẻ vài nhận định mong giúp được phần nào cho các vị lãnh đạo trong việc quản lý doanh nghiệp của mình.

Hoạch định

Như một nhà kinh tế từng nói: “Hầu hết các doanh nghiệp đều được bắt đầu bởi một doanh gia với một ý tưởng nào đó”. Khái niệm hoạch định nói chung được hiểu là việc phác thảo và hoàn thiện các ý tưởng kinh doanh.

Tiếp đến là thiết lập ra tổ chức mà cụ thể hơn là bộ máy nhân sự để thực thi ý tưởng đó. Hoạch định là hoạt động mang tính chiến lược cao và cùng với sự phát triển của công ty thì vai trò của nó cũng ngày một quan trọng hơn. Cuối cùng, nó trở thành xương sống chi phối mọi hoạt động cũng như văn hóa doanh nghiệp.

Hoạch định có đặc tính cơ bản là nó luôn mang tính chủ quan rất cao. Nói chung, mọi doanh nhân đều rất tâm đắc với ý tưởng kinh doanh của mình và có khuynh hướng tìm những người cùng “chí hướng” để thực thi ý tưởng này. Vậy nếu thấy người mà mình dự định cùng chung vai gánh vác doanh nghiệp có quá nhiều ý kiến phản bác, dù lý lẽ của người đó có thuyết phục tới cỡ nào chăng nữa thì việc mà bạn nên làm là “cảm ơn vì đã cảnh báo”.

Bạn hãy luôn giữ quyền quyết định có hoặc không khi triển khai ý tưởng, tuyệt nhiên không nên nghe theo những ý kiến “chỉnh lý” của người khác. Bởi lẽ ở bước chiến lược mà nhà lãnh đạo không khẳng định được bản lĩnh cá nhân của mình thì chưa thể đủ điều kiện để trở thành một nhà lãnh đạo thành công trong tương lai.

Tóm lại, người cùng bạn hoạch định chiến lược phải là người bàn “nên làm việc gì” và “có thể làm việc gì” chứ không phải là “không nên làm việc gì” hay “không thể làm việc gì”. Tuy vậy, ta cũng không được phủ nhận hoàn toàn vai trò của người can gián hay bàn ra mà ngược lại rất cần sự đóng góp của họ để hoàn thiện ý tưởng của mình.

Tiếc rằng không mấy doanh nhân biết cách và thích thú với việc duy trì những người này lâu dài trong tổ chức. Trả lương cho một người để anh ta phản bác mình xem ra không mấy dễ chịu!

Điều hành

Khi bộ máy đã thành hình, các nguồn lực đã bảo đảm cho bộ máy hoạt động thì sẽ xuất hiện yêu cầu vận hành bộ máy đó. Điều hành là những hoạt động mang nặng tính kỹ thuật và đòi hỏi khá cao về trình độ chuyên môn. Khác hẳn với hoạch định, điều hành luôn cần bài bản, lớp lang rõ ràng.

Đây chính là lý do ra đời của nghề giám đốc điều hành. Khi doanh nghiệp đã phát triển tới một mức độ nào đó, chủ doanh nghiệp khó có thể đóng cùng một lúc hai vai. Thực tế cho thấy những ông chủ ôm đồm cùng lúc hai vai trò khó mà phát triển được doanh nghiệp về bề rộng.

Ở nước ta, việc thuê giám đốc điều hành còn chưa phổ biến bởi lý do: các “ông chủ” cũng như bản thân doanh nghiệp còn khá trẻ, thị trường chưa có một đội ngũ đông đảo giám đốc điều hành chuyên nghiệp, thêm nữa hệ thống pháp luật nói chung còn chưa hoàn thiện để chủ doanh nghiệp có thể yên tâm giao tài sản của mình cho người khác điều hành và quản lý.

Còn một lý do khác nữa là các doanh nghiệp Việt Nam đa số ở quy mô nhỏ, trong khi chi phí thuê giám đốc điều hành chắc chắn là không nhỏ.

Đánh giá

Nhờ đánh giá mà người ta mới có thể biết mình đã làm được những gì và với mức độ hài lòng đến đâu. Hoạt động này thường được thực hiện thông qua một số tiêu chuẩn nhất định đã được quy định trước. Đánh giá phải được thực hiện một cách đồng bộ và rộng khắp ở mọi cấp độ, mọi lĩnh vực. Và ngược trở lên thì có thể nói các kết quả đánh giá chính là một cơ sở quan trọng phục vụ cho việc hoạch định chiến lược.

Đánh giá chính là một điểm yếu có thể coi là “cố hữu” của nhiều loại hình tổ chức tại nước ta. Hoạt động này đòi hỏi phải có tính công bằng, minh bạch nhưng trong thực tế lại thường được thực hiện một cách phiến diện và rất chủ quan.

Kết quả thì ai cũng đã thấy rõ: nhân viên thường hoang mang, chán nản và thậm chí chống đối lãnh đạo vì không nhất trí được với cách thức đánh giá về kết quả công việc. Có những lãnh đạo đánh giá thành tích theo chủ quan, chỉ dựa vào một vài tiêu thức nào đó nên nhiều khi thiếu logic. Có những nhân viên nhiều năm không được đánh giá một cách công bằng, nỗ lực không được ghi nhận hoặc ghi nhận rồi để đó.

Khác với hoạch định và điều hành, hoạt động đánh giá không đơn giản chỉ dựa vào các tiêu chuẩn định trước hay ý chí chủ quan của người lãnh đạo, nó còn cần phải có sự đồng thuận của các nhân viên, phải đạt được tính công bằng. Đạt được những điều này, các kết luận đánh giá mới có thể được coi là có giá trị thực sự. Vậy nên việc đánh giá ít nhiều là một nghệ thuật.

Quan hệ giữa ba hoạt động này

Để phối hợp tốt cả ba chức năng này, người lãnh đạo cần có ba phẩm chất tương ứng là kiên định, linh hoạt, công bình.

Cụ thể là trong việc hoạch định chiến lược cần phải kiên định. Khi đưa ý tưởng kinh doanh ra bàn thảo, người lãnh đạo phải tự tin; khi đưa vào thực hiện thì phải kiên quyết. Nếu trong quá trình bàn thảo mà cảm thấy không đạt được mức độ đồng thuận cao thì thà gác lại hoặc loại bỏ chứ đừng để ý tưởng của mình bị uốn lệch đi so với ý định ban đầu.

Trong công tác điều hành, kỵ nhất xưa nay là sự cứng nhắc. Cho dù giám đốc có nắm vững chủ trương và kế hoạch tới cỡ nào đi chăng nữa mà thiếu uyển chuyển khi triển khai sẽ khó đạt được thành công. Bởi lẽ điều hành là công việc mà hàng ngày bạn phải đối mặt với những biến cố mà không nhà hoạch định nào có thể lường trước được.

Đánh giá là việc mà lãnh đạo công ty thường xuyên thực hiện chứ không phải chỉ làm vào các đợt tổng kết hay báo cáo định kỳ. Sau khi giao nhiệm vụ cho cấp dưới, lãnh đạo không chỉ bám sát và nắm tình hình thực hiện mà còn phải liên tục đánh giá nhằm điều chỉnh tức thời (khi công việc mới hoàn thành một phần), hoặc có sự động viên hay phê bình kịp thời để cấp dưới hiểu được mức độ hoàn thiện công việc mà họ đang làm.

Nếu doanh nghiệp không có được một quy trình đánh giá công bằng và xuyên suốt cũng như hệ thống tiêu chuẩn hợp lý để đánh giá thì rủi ro về tổ chức (con người) là rất lớn dù rằng nó không tới ngay.

Theo  Thời báo kinh tế Sài Gòn

Bóng em trong “Hương xưa”

“Không hiểu vì sao ta có buổi chiều nay
Gặp lại nhau và bỗng dưng em khóc
Giọt nước mắt anh làm sao ngăn được
Em bây giờ như xa một tầm tay”

Đọc tiếp

Hát Xẩm

Hát Xẩm xưa kia là nghề kiếm sống của những người khiếm thị và những bài hát xẩm cũng do người khiếm thị sáng tạo ra để nói lên tâm trạng của mình về cuộc sống và nhân tình thế thái. Họ đã tạo được những âm điệu riêng, đặc sắc bằng sự cảm nhận cuộc sống qua đôi tai.
Đọc tiếp

Ca trù

Ca trù còn gọi là hát Ả đào, là một môn nghệ thuật có từ lâu đời ở nước ta. Gọi là Ca Trù (theo các nhà nghiên cứu âm nhạc dân gian) vì khi chơi, người ta dùng thẻ (trù) để thưởng cho các đào nương, kép đàn khi hát và đàn những câu, đoạn mà người thưởng thức cho la xuất sắc… Ca trù là một bộ môn nghệ thuật tổng hợp, bao gồm nhạc, thơ, múa và trò diễn.
Đọc tiếp

Chầu Văn

Hát Văn hay còn gọi là hát Chầu Văn là loại hình nghệ thuật tổng hợp gồm: hát- múa- ca ngợi công đức của các vị nhân thần hiển thánh, nên thường được sử dụng trong các nghi lễ thờ cúng ở các đền, miếu, phủ (Tứ phủ).
Đọc tiếp

%d bloggers like this: